Organiser le management de chantier

Préparer un chantier n’est pas juste un travail d’optimisation technique. Organiser un chantier, c’est aussi piloter des Hommes et optimiser les flux de travail.

Derrière ce terme abstrait se cache pourtant une réalité indéniable : un travail d’optimisation technique poussé ne servira à rien si sa mise en œuvre est brisée par un flux de travail (les anglo-saxons parlent de workflow) défaillant. Mettre en place un workflow efficace nécessite de maîtriser certains rouages des chantiers que nous allons détailler dans cet article.

La direction de chantier

L’organigramme de la direction de chantier est essentiel pour comprendre les relations entre les intervenants. Qui est donneur d’ordre ? Qui est lié contractuellement avec qui ? Quelle est la teneur des missions confiées à chaque intervenant et quelles en sont les limites ?

Il existe deux types de relations entre les intervenants :

1. Les relations contractuelles : elles lient deux parties autour d’une mission définie au travers d’un contrat précisant les missions. La relation est claire et formelle. C’est par exemple le type de relation qui lui une entreprise et son sous-traitant.
2. Les relations fonctionnelles : par la nature des missions d’un intervenant, la position de donneur d’ordre lui revient naturellement sans pour autant qu’un contrat ne le lie avec l’entreprise à qui il donne ses instructions. C’est par exemple le type de relation qui lie une entreprise et le contrôleur technique de l’opération.

Le schéma organisationnel de la direction de chantier varie d’un chantier à l’autre. En voici un exemple parmi d’autres :

Souvent les liaisons qui composent ce schéma organisationnel vont évoluer pour devenir plus ou moins marquées : l’humain prend le dessus et le vécu commun de deux intervenants, les conflits d’intérêt et parfois même les rancœurs passées font que certains liens se brisent ou s’estompent. Les premiers types de relations à se dégrader seront souvent les moins formelles : les relations fonctionnelles.

S’en suit alors un jeu de pouvoir malsain visant à mettre le doigt sur les faiblesses et les limites des liens restants : les relations contractuelles.

Deux issues s’ouvrent alors : soit les marchés sont solides et bien ficelés, sans aucun flou sur les limites de missions, auquel cas le chantier pourra être mené à terme malgré les tensions au sein de l’organisation ; soit le marché est mal ficelé et le chantier pourra être conduit à l’arrêt.

Organiser et formaliser la structure de la direction de chantier dès le début d’une opération est un prérequis indispensable à tout démarrage de travaux.

Le circuit de visa

Un VISA peut se définir par l’action de formaliser officiellement l’accord du donneur d’ordre sur les conditions d’exécution de la mission présentées par l’entreprise qu’il missionne. Un bureau d’étude technique demandera par exemple la validation de ses plans au contrôleur technique de l’opération ainsi qu’à l’architecte.

La notion de circuit de visa intervient dès lors que la vérification d’un document nécessite des compétences détenues par des parties différentes. Dans l’exemple précédent, la validation du dimensionnement des ouvrages revient au contrôleur technique alors que le respect du programme architectural revient à l’architecte. Le visa ne pourra être délivré au bureau d’étude qu’au terme de cette double validation.

Selon les liaisons fonctionnelles et contractuelles définies dans le schéma organisationnel de la direction de travaux, les différentes étapes de la validation suivront un cheminement variable.
Au stade de la préparation de chantier, votre rôle est de formaliser ce circuit de visa en obtenant un engagement des différentes partie sur un délai maximal de validation. Il sera vivement recommandé de préciser qu’à défaut de réponse dans ce délai, la validation du document sera considérée comme obtenue.

La gestion électronique de documents

La connaissance de votre marché

Ce volet du travail pourra sembler tellement évident pour certains qu’ils se demanderont pourquoi en parler. Mais il s’agit pourtant d’un vrai sujet d’optimisation de la rentabilité d’un chantier sur lequel on ne doit surtout pas faire l’impasse !

Il est fréquent qu’une entreprise de construction tarde à mettre en place l’équipe d’encadrement sur un chantier, car le personnel est encore occupé sur un autre chantier. De fait, il est fréquent qu’un conducteur de travaux ne soit pas encore pleinement consacré à son nouveau chantier alors même que le travail de mise au point du marché est en cours. Nombreuses sont les situations où les autres parties prenantes sauront profiter de cette situation !

Dans la quasi-totalité des dossiers de consultation certaines prestations se retrouvent en double dans deux lots séparés. Face à une telle situation, il est indispensable que vous ayez connaissance du doublon pour demander une mise au point à la maîtrise d’œuvre.

Si vous ne le faites pas et que l’entreprise ayant la charge du marché dans lequel la prestation fait doublon s’en rend compte, il est évident qu’elle vous laissera effectuer les travaux à sa place. Son prix étant forfaitaire, il s’agira pour elle d’une marge directe !

Détecter au plus tôt les doublons entre lots et autres aberrations de définition de votre marché permettra d’en maîtriser pleinement les contours et ainsi d’éviter de vous engager dans des travaux qui ne vous incombent pas. Ceci est également valable pour la gestion du compte inter-entreprises – ou compte « prorata » – qui a pour vocation de payer les frais communs à la tenue du chantier pour toutes les entreprises : nettoyage, contrôles d’accès, etc.

La synthèse et les modifications de marché

Par synthèse nous entendons le travail collaboratif entre les différents bureaux d’études intervenants sur l’opération (béton armé, fluides, électricité…). Le travail de synthèse débute avant le démarrage des travaux et se poursuit durant ceux-ci. Selon la teneur de votre marché il sera à votre charge ou non de missionner le bureau d’étude lié à vos travaux et de le piloter. Bien que votre rôle sera évidemment plus important si vous devez piloter la synthèse, il n’en demeure pas moins que vous devez être présent aux réunions entre bureaux d’études y compris si vous n’êtes pas missionné pour le faire.

Car le travail de synthèse consiste à superposer toutes les conceptions techniques pour en détecter les conflits éventuels et trouver des solutions. Il sera par exemple fréquent de modifier la structure pour permettre le passage de certains réseaux. De telles modifications ont le potentiel d’alourdir considérablement votre marché. Rappelons que vous vous êtes engagé sur un prix forfaitaire et donc non modifiable au cours des travaux, mais en cas de changement dans la teneur de votre marché vous êtes légitimement en droit de facturer des travaux supplémentaires.

Deux stratégies sont alors possibles. La première offre un gain financier à court terme et repose sur le fait que les travaux supplémentaires sont un levier très efficace d’augmentation de la marge car ils portent souvent sur des points directement bloquants pour le cheminement des travaux.

En clair : la maîtrise d’œuvre n’aura souvent pas d’autre choix que d’accepter votre devis même si son montant frise l’insolence pour la simple est bonne raison que la modification de votre marché est indispensable à la viabilité de l’ouvrage. Et plus les délais seront courts pour rebondir, plus votre offre aura de chances de passer. Cette démarche peu éthique risque fort de ne pas satisfaire le client qui aura toutes les raisons de penser qu’il est pris en otage.

La seconde stratégie consiste à voir la relation client dans un terme plus long reposant sur la satisfaction mutuelle. En participant activement à la synthèse, vous apportez directement de la valeur ajoutée à l’ouvrage. Si cela conduit à des travaux supplémentaires, tant mieux, facturez-les alors à un prix raisonnable. Et sinon, prenez conscience que votre positionnement proactif aura contribué à satisfaire les besoins du client, ce qui est le fondement de la démarche Lean.

Les démarches administratives